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Foire aux questions - Bouteilles et cadres de bouteilles

Foire aux questions

Gestion en clientèle des emballages Messer France suivis au numéro de code-barres

Foire aux questions - Bouteilles et cadres de bouteilles

À compter de mai 2021, Messer déploie la traçabilité par code-barres sur l’ensemble des stocks mis à disposition en clientèle.

 

Généralités

Qu’est-ce qui change ?

Désormais, tous les mouvements d’un emballage Messer (livraison et reprise) sont tracés par code-barres.

C’était déjà le cas pour l’immense majorité des livraisons réalisées par nos chauffeurs, mais c’est une nouveauté pour les mouvements effectués chez certains de nos partenaires dépositaires. Jusqu’à une période récente, ces derniers n’étaient pas équipés de moyens pour enregistrer ces code-barres.

Quels sont les emballages concernés par ce changement ?

Le suivi tracé des emballages s’applique à l’ensemble des bouteilles et des cadres mis à votre disposition par Messer France, ainsi qu’aux paniers, aux dewars et aux conteneurs soumis à une location.

Exception : Il ne s’applique pas aux emballages de propane industriel de 13 et de 35 kg, car ces conditionnements ne sont pas suivis par code-barres.

Quel est l’intérêt pour vous ?

Pour chaque emballage, nous sommes désormais en mesure de relever le nombre exact de jours de présence effective sur votre site et de vous facturer uniquement ces jours de présence. Cela présente une évolution significative par rapport à l’ancien système qui consistait à facturer en mois entiers (multiplication du nombre d’emballages présents sur votre site au dernier jour du mois par le nombre de jours dans le mois).

Le tarif de la location journalière est inchangé : c’est celui applicable au jour de la facturation pour la classe de location de l’emballage considéré, conformément à nos accords.

 

Cas pratiques

Comment connaître mes stocks pris en comptes et contrôler ma facture ?

L’annexe de votre facture sera plus détaillée : y figurera désormais, pour chaque emballage identifié par son code-barres, le détail des mouvements sur le mois. Cela permettra ainsi un meilleur suivi de vos stocks.

Messer propose également à l’ensemble de ses clients le service en ligne E-Stock, qui vous permet de suivre en temps réel vos stocks, de paramétrer l’envoi de rapports hebdomadaires ou mensuels pour recevoir un relevé de votre stock sous la forme d’un fichier Excel.

L’intégralité de mes stocks de bouteilles Messer est-elle tracée ?

Bien que Messer trace les livraisons et les reprises depuis plusieurs années, il est possible que certains emballages mis à votre disposition ne soient pas identifiés comme tels dans notre outil de traçabilité, soit parce qu’ils sont présents depuis très longtemps sur vos sites, soit parce qu’ils ont été obtenus chez un de nos partenaires alors non équipé d’un système de traçabilité.

Les clients relevant de ce cas de figure sont clairement identifiés, car le nombre de code-barres tracés chez eux ne reflète pas la totalité du stock soumis à une location tel que mentionné chaque mois dans nos factures. Au 1er mai, le système intègrera des code-barres temporaires chez les clients concernés pour couvrir ces stocks non tracés tels que relevés sur la facture du 30 avril.

Comment le système va-t-il fonctionner pour ces stocks non tracés ?

Aussi longtemps que ces emballages restent chez vous, le code-barres temporaire injecté informatiquement ne sera pas rapproché du code-barres réel de l’emballage présent sur votre site.

Par contre, dès que vous rendrez un de ces emballages livrés sans traçabilité, le retour viendra automatiquement décompter un des code-barres temporaires attribués aux stocks non tracés.

Petit à petit, votre stock non tracé va donc diminuer et sera remplacé par du stock tracé, puisque désormais toutes nos livraisons sont effectuées avec traçabilité.

Puis-je vous communiquer l’intégralité des code-barres sur mon site afin d’avoir un stock 100 % tracé ?

Cette démarche, parfois fastidieuse, n’est pas nécessaire puisqu’au fur et à mesure des reprises, cela va se faire naturellement. Afin d’accélérer le processus, vous pouvez, si vous le souhaitez, veiller à nous rendre au plus vite les emballages dont le code-barres n’apparait pas sur l’annexe de votre facture ou sur le portail E-Stock.

J’ai plusieurs comptes clients et il m’arrive d’intervertir des bouteilles entre les comptes pour me dépanner. Cela va-t-il avoir un impact ?

Dorénavant, Messer identifie chaque emballage repris par son code-barres et le décompte du stock du compte client sur lequel il est identifié dans notre outil de traçabilité.

L’interversion de bouteilles entre vos différents comptes n’a donc aucun impact. Vous avez la garantie que l’emballage sera bien décompté du stock où il est connu dès sa reprise par Messer, même si vous le rendez à l’occasion d’une livraison pour un autre compte.

À noter : les emballages livrés sur votre site sont sous votre responsabilité. Nous vous déconseillons vivement d’échanger vos emballages en 1 pour 1 avec une autre entreprise cliente de Messer, dans la mesure où

  • Vous ne maitrisez alors plus la date à laquelle l’emballage que vous lui avez confié sera rendu

  • Le fait de nous rendre un de ses emballages à la place n’aura aucun impact sur votre stock.

J’ai rendu des emballages et lorsque le chauffeur les a scannés pour la reprise, ils ont été pris en compte avec la mention « conteneur inconnu ». Est-ce normal ?

Lorsque notre chauffeur est en tournée de livraison, son PDA ne reconnait que les emballages identifiés dans notre outil de traçabilité comme étant en stock chez les clients qu’il doit livrer.

S’il reprend chez un client A une bouteille d’un autre client B ou une bouteille que nous avons livrée chez A sans traçabilité, celle-ci est acceptée sous réserve, car « inconnue » dans le stock de A tel que mémorisé sur le PDA du chauffeur.

Au retour du chauffeur sur le site Messer, le PDA est synchronisé avec l’ensemble de notre base tracée et le statut de la bouteille est qualifié :

  • Dans le cas d’une bouteille reconnue chez un client B, elle est alors automatiquement décomptée du stock de ce client B. Il n’y a aucun mouvement décompté sur le stock de A.

  • Dans le cas d’une bouteille qui n’est reconnue ni chez A, ni chez aucun autre client, l’emballage est réputé avoir été livré chez A sans traçabilité et son retour est décompté du stock de A sous forme de retrait d’un des code-barres temporaires en place sur le compte pour couvrir les stocks non tracés.

L’information sera portée à la connaissance du client concerné par le mouvement de stock en fin de mois, par le biais de l’annexe jointe à sa facture de location.

J’ai perdu/Il m’a été volé une bouteille. Comment cela va-t-il se passer ?

Comme précédemment, lorsque vous perdez ou ne retrouvez plus un emballage, vous devez contacter sans tarder Messer France. Si celui-ci ne peut être retrouvé et restitué, vous êtes alors redevable d’une indemnité de non-restitution. Une fois celle-ci payée à Messer, nous ajustons votre stock pour retirer l’emballage perdu et indemnisé afin qu’il ne génère plus de frais de location. Désormais, pour pouvoir faire cet ajustement de stock, nous aurons besoin d’identifier avec vous le code-barres de l’emballage perdu. Il ne sera plus possible de retirer des emballages du stock sans cette information.

J’ai des conventions de droit d’usage pour couvrir une partie de mes stocks. Cela va-t-il être modifié ?

Le changement opéré au 1er mai 2021 est sans impact sur le fonctionnement des droits d’usage. Ces derniers s’appliquent toujours en priorité par rapport aux locations journalières pour couvrir vos stocks, la location journalière n’étant appliquée qu’aux stocks qui dépassent le nombre d’emballages couvert par les droits d’usage.

De plus, les droits d’usage s’appliquent toujours par classe de location et en priorité sur les emballages les plus anciens.

J’ai des bouteilles à faible rotation soumises à immobilisation. Cela va-t-il avoir un impact ?

Comme précédemment, les emballages sont soumis à une facturation complémentaire d’immobilisation longue durée au-delà de 3 mois de séjour sans interruption chez le client, laquelle est remplacée par une immobilisation très longue durée au-delà de 6 mois. La date de livraison de chaque bouteille étant connue, ces frais d’immobilisation sont dorénavant déclenchés emballage par emballage et non plus sur la globalité du stock comparée aux quantités en rotation.

L’ancienneté de livraison des emballages est clairement identifiée dans les annexes de vos factures et via notre service en ligne dédié E-Stock, permettant ainsi d’identifier les plus vieux stocks à consommer en priorité pour limiter les frais d’immobilisation.

Comment identifier la bouteille vide la plus ancienne à vous rendre en priorité ?

Pour chaque bouteille livrée avec traçabilité, vous trouverez dans E-Stock ou sur votre annexe de facture la date de livraison, vous permettant d’identifier celle dont la livraison est la plus ancienne. Les bouteilles livrées sans traçabilité sont également à utiliser et restituer en priorité.

J’ai du stock non tracé affecté de code-barres temporaires. Comment cela se passe-t-il pour ces emballages au niveau du décompte de la durée de séjour et donc du calcul des frais de location longue durée ?

Depuis plus de 6 mois, Messer scanne l’ensemble des code-barres des emballages livrés au départ de tous ses sites et des sites de ses partenaires. Cela veut donc dire que si vous avez du stock non tracé, il est présent sur vos sites depuis plus longtemps. À ce titre, les stocks non tracés identifiés par des code-barres temporaires sont facturés comme des locations très longue durée. Pour limiter cela, ils sont à restituer en priorité.